RIT Team

Geschäftsziele

RIT bietet sowohl Produkte als auch Dienstleistungen an. Seit 17 Jahren entwickelt und pflegt das Unternehmen unterschiedliche Informationssysteme. Zu den Produkten des Unternehmens gehören Assistent Insolvenzverwalter, F-Analyse, HUDWAY und andere Webdienste.

Implementierungsziele

HR-Prozesse automatisieren und Flexibilität bewahren
Prioritäten bei der Arbeit der Schlüsselmitarbeiter setzen
Kosten für die Pflege von HR-Prozessen reduzieren
Kosten und Routineaufgaben in Prozessen reduzieren

90-120 Tsd. pro Jahr
Einsparungen durch die Entlastung
des HR-Managers von Routineaufgaben
2 Stunden pro Woche
statt 2 Stunden pro Tag
für die Verwaltung der HR-Prozesse
2 Stunden pro Woche
statt 2 Stunden pro Tag
für die Verwaltung der HR-Prozesse

"Das Hauptproblem war, dass alles verloren ging und die Prozesse sich verlangsamten, was finanzielle Auswirkungen hatte. Gleichzeitig wollten wir unsere Prozesse nicht in Schablonen hineinpressen. Wir sind flexibel und es war uns wichtig, Prozesse nicht auf Papier zu bringen und Bürokratie zu vermeiden. Wir wollten unsere Prozesse flexibel halten, aber auf Google Tabellen, Informationsübertragung via Mail und Chat verzichten"

Anna Rjabtschikowa

HR-Managerin

Welche Probleme löst BRIX

Überzahlungen und verlorene Anträge
Alle Informationen in einem System
Arbeitszeit wird für Mahnungen und Kommunikation aufgewendet
Aufgebaute Prozesse und Status
Bewerberdaten werden in Ordnern, Mails und Chats gespeichert
Einzelne Bewerberdatenbank mit Anhängen und Kommentaren

Wie funktioniert BRIX in RIT

Bewerberdatenbank Einstellung Urlaub/Ausgleichstag Entlassung

In BRIX wird die gesamte Bewerberdatenbank gespeichert. Alle erledigten Testaufgaben, Kommentare der Personalabteilung und des Vorgesetzten, betroffene Positionen im Unternehmen, das Einstellungsdatum und vieles mehr werden der Karte des Bewerbers beigefügt. Wenn ein Mitarbeiter entlassen wird, bleibt die Karte im System gespeichert und kann im Fall einer Anfrage oder einer Wiedereinstellung abgerufen werden und die Informationen über den Bewerber können aktualisiert werden.

"Jede Abteilung hat theoretisch eigene Prozesse für Vorstellungsgespräche. Für eine Position sind zwei Vorstellungsgespräche und ein Testgespräch erforderlich, für eine andere drei Vorstellungsgespräche und kein Testgespräch, und für eine dritte Position gelten andere Regeln. Es herrschte ein ständiges Durcheinander, Testaufgaben gingen verloren, unterschiedliche Gehälter wurden angeboten, es wurden Hyperlinks zu den Kommentaren der Vorgesetzten eingesetzt, alles wurde in Ordnern aufbewahrt— schrecklich unpraktisch. Aktuell ist all das in BRIX vorgesehen. Sie müssen nur noch angeben, für welche Position sich ein Bewerber bewirbt, und das System schickt den Prozess selbst durch den richtigen Genehmigungsweg. Für uns war es wichtig, flexibel zu sein, so dass wir im Vorfeld die Notwendigkeit eines zusätzlichen Gesprächs bzw. einer Testaufgabe festlegen konnten. Und wir haben es geschafft".

Anna Rjabtschikowa

HR-Managerin

Früher musste ein HR-Manager betroffene Mitarbeiter über den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters manuell informieren. In BRIX ist der Einstellungsprozess implementiert, der die Personalabteilung, die Vorgesetzten, die Buchhaltung, technische Abteilungen und die Büroleitung vereinigt.

So ist der Arbeitsplatz zum ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters vorbereitet, der Mitarbeiter ist im System angelegt, Benutzerkonten sind in den jeweiligen Systemen erstellt usw. Die Personalabteilung denkt nicht an die Vorbereitung und erhält Benachrichtigungen über jede abgeschlossene Phase des Prozesses und beschäftigt sich mit wichtigeren Aufgaben.

"Wir haben auch den Probezeitprozess automatisiert. So, nach 3 Monaten ab dem Arbeitsbeginn wird mir die Aufgabe zugewiesen, ein Gespräch mit dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter über weitere Pläne zu veranstalten sowie den Gehalt zu überprüfen. Wenn der Mitarbeiter die Entscheidung trifft, bei uns zu bleiben, und wir das Gehalt erhöhen, wird der Prozess an die Buchhaltung weitergegeben und ich weiß Bescheid über weiteren Schritte".

Anna Rjabtschikowa

HR-Managerin

Häufig gingen Anträge verloren, und das Unternehmen zahlte die Stunden des Mitarbeiters als Arbeitszeit und nicht als Urlaubszeit.

Bei BRIX füllt der Mitarbeiter den Antrag im System aus, der anschließend zur Freigabe gesendet wird. Der Antrag geht nicht verloren, der Vorgesetzte, der Mitarbeiter, die Personalabteilung und die Buchhaltung sind über den Antragstatus informiert. Darüber hinaus sieht jeder Mitarbeiter aktuelle Informationen über die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage/-stunden und kann im Voraus planen. Der HR-Manager verschwendet keine Arbeitszeit, um den Prozess zu überwachen.

"Urlaubsanträge wurden per interner Post angenommen, anschließend schickte der Vorgesetzte den Urlaubsantrag auch per Post zur Freigabe an den Exekutivdirektor, der ihn wiederum an die Buchhaltung weiterleitete. Die Personalabteilung gab die Daten dann in ein Tabellenblatt ein. Wir sind ein sehr flexibles Unternehmen und erlauben unseren Mitarbeitern den Urlaub geteilt oder stundenweise zu nehmen, also habe ich 2 Stunden am Tag mit einem Taschenrechner kalkuliert, um Daten in ein Tabellenblatt einzugeben".

Anna Rjabtschikowa

HR-Managerin

"Bei der Entlassung müssen alle Zugriffe entfernt werden, die Benutzerkonten geschlossen werden und der Saldo berechnet werden. Früher musste man den Systemadministrator über die Zugriffe, die Buchhaltung über Berechnungen informieren, die Vorgesetzten und Büromanager/in benachrichtigen. Und all dies musste überwacht und in Erinnerung gerufen werden. Jetzt wird allen betroffenen Prozessbeteiligten automatisch Aufgaben zugewiesen, die sie über die Entlassung und jeweilige Aktivitäten informieren".

Anna Rjabtschikowa

HR-Managerin

"Aktuell haben wir das Vertragsmanagement im BRIX-System angefragt. Dann haben wir Aufgaben zur Berechnung der Rentabilität des Projekts: wie viele Stunden werden für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet. Dazu gehören auch Buchhaltungsberichte. Es besteht ein interner Bedarf an Automatisierung, und diese wird natürlich in BRIX umgesetzt. BRIX hat sich als flexibles und benutzerfreundliches System bewährt — genau das, was wir brauchen".

Iwan Klabukow

Leiter

RIT Team

HR-Automatisierung

Geschäftsziele

Implementierungsziele

Welche Probleme löst BRIX

Überzahlungen und verlorene Anträge

Alle Informationen in einem System

Arbeitszeit wird für Mahnungen und Kommunikation aufgewendet

Aufgebaute Prozesse und Status

Bewerberdaten werden in Ordnern, Mails und Chats gespeichert

Einzelne Bewerberdatenbank mit Anhängen und Kommentaren

Wie funktioniert BRIX in RIT