BPM-System BRIX
BPM
Wie das BPM-System funktioniert
BPMS (Business Process Management System) ist eine Klasse von betrieblichen Informationssystemen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Sie ermöglichen es dem Unternehmen, flexibel und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. Ein BPM-System hilft, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu überwachen, Engpässe und verbesserungsbedürftige Punkte zu identifizieren.
Die Idee, die hinter jedem BPM-System steckt, ist sehr einfach: bei der Implementierung eines Geschäftsprozessmanagements in Ihrem Unternehmen beschreiben Sie die Prozesse anhand von übersichtlichen Diagrammen, ohne IT-Experten einzubeziehen. Die Einstellungen werden mit einem Mausklick vorgenommen und erfordern keine Programmierkenntnisse.
Der Aktionsplan wird zur Ausführung gesendet. Das bedeutet, dass alle Teilnehmer am Geschäftsprozess in einer vorgegebenen Reihenfolge Aufgaben im System erhalten. Gleichzeitig können Sie mit dem BPM-System den Arbeitsfortschritt in Echtzeit verfolgen und kontrollieren.
Potenzielle Optimierungsmöglichkeiten werden auf der Grundlage der Überwachung der bereits verfügbaren Daten identifiziert. Die Verbesserung der Prozesse erfolgt in einer verständlichen visuellen Umgebung und kann von Programmier-Laien durchgeführt werden. So können Sie schnell auf neue Markttrends reagieren und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Modellierung von Geschäftsprozessen
in einem intuitiven Entwicklungstool
Die Digitalisierung eines Prozesses beginnt mit seinem Entwurf in einem Grafikdesign-Tool und erfordert keinen Einsatz eines Programmierers. Der Prozess wird aus vorgefertigten Blöcken erstellt, wie in einem Konstruktor. Bringen Sie diese einfach in die richtige Reihenfolge, weisen Sie die Führungskräfte zu und setzen Sie die Fristen.
Für die Modellierung wird die moderne internationale Notation BPMN 2.0 verwendet. Damit können Sie Diagramme auch für sehr komplexe Geschäftsprozesse nachvollziehbar erstellen. Das fertige Diagramm zeigt die Logik des Prozesses, seine Teilnehmer und die Reihenfolge ihrer Arbeit.
Sobald das Diagramm fertig ist, werden die Daten festgelegt, mit denen die Teilnehmer des Prozesses arbeiten werden. Es wird angegeben, wo und wie diese Daten in den Prozess einfließen werden. Diese Informationen werden von Ausführenden benötigt, um Aufgaben zu erledigen und motivierte Entscheidungen zu treffen.
BPMN 2.0-Standardelemente
Geschäftsprozesse in BRIX werden mit Hilfe von Standard-Grafikelementen der BPMN 2.0-Notation beschrieben. Im Diagramm werden die Ausführenden als Swimlanes dargestellt, und ihre Aktionen werden in Form von sequentiellen Tasks gezeigt. Entscheidungspunkte werden durch Gateways angezeigt, anstehende durch Timer. Es gibt spezielle Blöcke für Benachrichtigungen und das Starten der Unterprozesse. Dieser Ansatz macht das Prozessdiagramm für ein breites Publikum verständlich, von technischen Spezialisten bis hin zu Geschäftsanwendern.
Erweiterte Notation
Neben den Standard-BPMN-Elementen können Sie spezielle, von uns entwickelte Blöcke verwenden, um die Modellierung zu vereinfachen. Beispielsweise helfen vorgefertigte ECM-Aktivitäten beim Interpretieren von Aktionen wie Unterschriften und Genehmigen von Dokumenten, die aus einer Vorlage generiert werden. Mit Webhooks können Sie Integrationen einrichten, SMS oder E-Mails versenden, um Kunden und Mitarbeiter zeitnah zu informieren. Status helfen, den Fortschritt des Prozesses zu verfolgen. Wenn nicht genügend Elemente zur Verfügung stehen, können Sie die erforderliche Geschäftslogik jederzeit durch Skripte implementieren.
Flexible Anpassung des Aufgabenformulars
Alle Formulare werden in einem grafischen Editor erstellt und entsprechend der Spezifika der Daten im Geschäftsprozess konfiguriert. Fügen Sie eigene Felder hinzu und ordnen Sie diese im Formular in der gewünschten Reihenfolge an. Gruppieren Sie Informationen mit Hilfe von Reitern, oder unterteilen Sie das Formular mit Hilfe von Bedienfeldern in logische Segmente. Blenden Sie Felder aus oder ein, je nachdem, welche Daten die Führungskräfte in das Formular eingeben. Das macht es den Mitarbeitern leichter, sich in der Aufgabe zurechtzufinden und die Arbeit zu erledigen.
Skripte
Skripte können bereits während der Modellierungsphase in den Prozess eingefügt werden. Sie ermöglichen es den Analysten, die Funktionalität des Systems und die Aktionen zu erweitern, die die Mitarbeiter zuvor manuell durchgeführt haben. Sie können beispielsweise Skripte verwenden, um Formulare automatisch auszufüllen, Feldwerte zu berechnen oder zu bestimmen, welcher Verzweigung der Prozess folgen soll. Skripte werden in TypeScript geschrieben und laufen innerhalb von Formularen und einzelnen Vorgängen. Die Entwicklungsumgebung ist maximal angepasst für Benutzer ohne besondere technische Kenntnisse. Tooltips, Syntaxhervorhebung und Autovervollständigung helfen Ihnen, Ideen schnell umzusetzen und Änderungen vorzunehmen.
Fehlersuche
Debugging ist eine Phase der Geschäftsprozessentwicklung, die dazu beiträgt, Ihre Geschäftsprozesse schneller abzuschließen. Überprüfen Sie die Logik Ihrer Vorgänge in Echtzeit; beurteilen Sie die Benutzerfreundlichkeit und Verständlichkeit der Formulareinstellungen sowie die Genauigkeit der Skripte. Wenn während des Debugging-Vorgangs ein Fehler auftritt, wird der fehlerhafte Name des Vorgangs rot hervorgehoben und es werden detaillierte Informationen zum Fehler angezeigt.
Prozessausführung
Die Prozess-Engine, die das Herzstück des BPM-Systems ist, automatisiert die Aufgabenstellung, führt den Prozess in die gewünschte Verzweigung, sammelt und überträgt Daten und ermöglicht den Zugriff auf diese innerhalb des ausführbaren Prozesses.
Nach dem Start des Prozesses werden alle Aufgaben und Benachrichtigungen automatisch zum gewünschten Zeitpunkt an seine Teilnehmer gesendet. Gleichzeitig wird die im Diagramm vorgegebene Reihenfolge bei der Simulation eingehalten. Der Ausführende muss nicht darüber nachdenken, wohin er das Ergebnis seiner Arbeit lenken soll. BRIX weiß, welchem Mitarbeiter die nächste Aufgabe zugewiesen werden soll, nachdem die aktuelle Stufe abgeschlossen ist.
Zeitbegrenzung für Aufgaben
Die Vorlaufzeit ist für einige Aufgaben eine kritische Kennzahl. Mit BRIX können Sie die Frist für die Erledigung einer Aufgabe begrenzen und Benachrichtigungen für eventuelle Verzögerungen einrichten. Gleichzeitig berücksichtigt die Plattform den vom Unternehmen festgelegten Arbeitsplan, offizielle freie Tage und Feiertage.
Wird die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt, informiert das System und eskaliert die Verzögerung, so dass die Führungskräfte rechtzeitig auf die Situation reagieren und die notwendigen Maßnahmen ergreifen können.
Flexible Wahl des Ausführenden
Als Teil eines Geschäftsprozesses können Sie Aufgaben nicht einem bestimmten Benutzer, sondern einer ganzen Abteilung zuweisen. Mitarbeiter, die im Moment weniger beschäftigt sind, können sofort mit der Arbeit beginnen. In der Zwischenzeit wird das System die Aufgabe für andere Mitarbeiter der Abteilung abbrechen. Dadurch werden Ausfallzeiten vermieden und die Produktivität des Unternehmens steigt.
Verschiedene Startskripte
Abhängig von den gewählten Einstellungen können die Geschäftsprozesse manuell oder automatisch nach einem Zeitplan gestartet werden. Dies kann in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Zum Beispiel wird die Gehaltsauszahlung automatisch am 10. und 20. jeden Monats gestartet. Fallen diese Termine auf einen arbeitsfreien Tag, so kann der Start des Prozesses auf den nächsten Arbeitstag verschoben werden.
Das Vorhandensein einer Standard-API ermöglicht es Ihnen, Geschäftsprozesse in BRIX aus externen Systemen zu starten, den Status von bereits gestarteten Geschäftsprozessen zu erhalten und den Fortschritt ihrer Ausführung zu verwalten.
Vertretungen im Business-Kalender
Die Plattform bietet eine Vertretungsfunktion, die Engpässe in den Geschäftsprozessen verhindert. Wenn ein Mitarbeiter abwesend ist, kann der Administrator einen Vertreter benennen und ihm vorübergehend Zugang gewähren. In solchen Fällen wissen die Mitarbeiter immer, an wen sie sich in Arbeitsangelegenheiten wenden können. Diese Information ist beim Anlegen von Aufgaben und bei anderen Aktionen im System neben dem Vertreternamen sichtbar. Urlaub, freie Tage und Feiertage sind im Geschäftskalender angegeben. Wenn BRIX die Zeiträume für die Aufgabenerfüllung schätzt, werden die im Kalender geplanten Ereignisse berücksichtigt.
Systemintegration
Die BRIX-Integrationsfunktionen schließen Anwenderfehler bei der Übertragung von Daten von einem System in ein anderes aus, sparen den Mitarbeitern Zeit und automatisieren Routineaufgaben. Verwenden Sie vorgefertigte Skripte, um Daten aus externen Systemen und Bibliotheken von Drittanbietern zu holen. BRIX kann reibungslos in Server, Websites, fertige Softwareprodukte und Datenbanken integriert werden.
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Prozesssteuerung und-überwachung
in Echtzeit
BRIX bietet Managern verschiedene Tools zur Überwachung und Steuerung von Prozessen.
Sie helfen, Engpässe zu erkennen, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen und die Leistung der Mitarbeiter zu korrigieren.
Sie können den Fortschritt des Prozesses auf einem Kanban Board verfolgen. Wenn sich der Prozessstatus ändert, bewegt er sich von einer Spalte des Boards zur anderen.
Sie können auch nachvollziehen, in welchem Stadium sich ein bestimmter Geschäftsprozess gerade befindet, indem Sie seine Übersichtsseite überprüfen. Sie wird im System für jeden Prozess erstellt und zeigt das Bewegungsmuster in Echtzeit an. Alle abgeschlossenen Vorgänge sind blau umrandet, der aktuelle Vorgang ist grün umrandet.
Überwachung der Ausführung
Mit Hilfe von Aufgabeneinstellungen können Sie ein transparentes Zusammenspiel im Unternehmen herstellen und die Leistung verbessern. Alle Aufgaben, die ein Mitarbeiter zu erledigen hat, werden im System erfasst, haben klare Fristen und speichern die Historie der Handlungen des ausführenden Mitarbeiters.
Vorgesetzte haben Zugriff auf die Aufgabenlisten ihrer Mitarbeiter. So können Sie die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter kontrollieren und im Krankheits- oder Urlaubsfall Aufgaben neu zuweisen.
Leistungsverfolgung
Mit informativen Berichten ist es einfach, den Überblick über die Leistung zu behalten. Sie enthalten detaillierte Statistiken für jeden Mitarbeiter für den ausgewählten Zeitraum: wie viele Aufgaben wurden rechtzeitig erledigt und wie viele waren überfällig. Diese Informationen können verwendet werden, um die Leistung zu analysieren und Boni oder Kürzungen zu berechnen.
Fehlerbenachrichtigungen
Durch automatische Benachrichtigungen haben Sie die Situation immer unter Kontrolle. Der Manager oder der verantwortliche Mitarbeiter wird benachrichtigt, wenn während des Prozesses ein Fehler auftritt, der Ausführende der Aufgabe nicht identifiziert wurde oder die Arbeit nicht fristgerecht abgeschlossen wird.
Prozessüberwachung
Nutzen Sie die Prozessüberwachung, um Engpässe in den Prozessen im Auge zu behalten und die Effektivität der Abläufe im Unternehmen zu steigern. Analysieren Sie die Geschäftseffizienz, kontrollieren Sie den aktuellen Zustand der Geschäftsprozesse und deren Ausführungsstadien in Echtzeit.
Kontinuierliche Prozessverbesserung
Es ist nicht notwendig, die IT-Abteilung einzubeziehen, um Prozesse zu straffen. Das
Fachwissen von Programmier-Laien reicht aus, um Prozesse in Low-Code zu bearbeiten.
Neue Ideen können schnell in der Praxis getestet und auf ihre Wirksamkeit hin analysiert werden.
Um einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten, müssen Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich optimieren. In diesem Fall gilt: je flexibler das Automatisierungstool ist, desto schneller kann das Unternehmen auf Marktveränderungen reagieren.
In BRIX können Sie Prozesse laufend verbessern. Fügen Sie Teilnehmer hinzu, passen Sie Oberflächen an und stellen Sie die Logik des Prozesses im visuellen Editor ein. Sie brauchen die Arbeit bereits laufender Prozesse nicht zu unterbrechen, und die Änderungen werden sofort nach ihrer Veröffentlichung wirksam.
Versionskontrolle
BRIX unterstützt die Versionskontrolle von Prozessen. Dadurch werden Fehler in bereits laufenden Prozessen beseitigt und gleichzeitig verbessert und ein reibungsloser Übergang zur aktualisierten Version ermöglicht.
Darüber hinaus können Sie die Historie der Änderungen verfolgen und bei Bedarf schnell zur vorherigen Version des Prozesses zurückkehren.
BPM-System ist ein Tool zum Verwalten von Änderungen
Wenn ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse automatisiert, gewinnt es an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die sich ändernden Marktbedingungen. In der Praxis bedeutet dies, dass der erstellte Prozess nicht in seiner ursprünglichen Form stecken bleibt, sondern mit dem Unternehmen weiter mitwächst.
Die erste Iteration des Prozesses ändert sich sehr schnell - sie wird mit den neuen Aktivitäten und Teilnehmern gefüllt. Die Geschäftslogik wird mit Low-Code-Tools ohne Programmierung implementiert. Die Ideen zur Prozessverbesserung können schnell ausprobiert und in die Praxis umgesetzt werden.
Der Prozess hört nicht auf, sich zu entwickeln. Es passt sich flexibel an die neuen Standards des Unternehmens an.
Integration mit RPA
Nicht nur Menschen, sondern auch Roboter können als Teilnehmer am Prozess agieren. Sie können eine Reihe von einfachen, sich oft wiederholenden Aufgaben ausführen. Dies ist eine großartige Lösung für Aufgaben, die den Mitarbeitern viel Zeit in Anspruch nehmen und das Risiko von zufälligen Fehlern bergen, die durch den menschlichen Faktor entstehen.
Dokumentenfluss
Klassisches Toolset für das Dokumentenflussmanagement im Unternehmen. BRIX hilft, das elektronische Büro zu organisieren und sorgt für eine sichere Datenablage. Der Austausch von Rechtsdateien mit den Gegenparteien ist ebenfalls enthalten. Die Weiterleitung von Dokumenten wird durch End-to-End-Geschäftsprozesse automatisiert.
Digitale Archivierung
BRIX ist eine Plattform, auf der Manager Dokumente schnell suchen und hochladen und auf Anfragen reagieren können. Da alle Daten an einem Ort gesammelt werden, ist die Dokumentensuche einfach - Sie benötigen nicht viele Informationen, um eine Aufzeichnung zu finden.
Elektronische Dokumentenverwaltung
Steuern Sie den Empfang und die Speicherung von Originaldokumenten und erleichtern Sie die Suche in digitalen und Papierdateien.
BRIX bietet Funktionen, die den Regeln der Dokumentenverarbeitung entsprechen. Dazu gehören die Registrierung von Dokumenten, die automatische Zuweisung von Vertragsnummern und die fortlaufende Seitennummerierung. Alle Dokumente im System bilden ein einziges Dokumentenregister.
Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zugriffsrechten können durch einfache Ablage- und Suchmöglichkeiten benötigte Dateien im Handumdrehen finden. Das System ermöglicht es Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, ihre Dokumenten-Workflows zu optimieren.
Finanzdokumente
In BRIX ist es einfach, die Arbeit mit Finanzdokumenten zu automatisieren. Wege zur Freigabe der Eingangsrechnungen verhindern Dateiverluste und senken das Risiko eines Zahlungsverzugs. Die Betrachtungsphasen werden klar und einfach zu verfolgen und zu überwachen.
Sobald das System eine Rechnung von der Gegenpartei erhält, ermittelt BRIX den Verantwortlichen für die Freigabe und stellt ihm eine Aufgabe. Die Fristen für die Betrachtung sind genau definiert, im Falle einer Verzögerung können Sie nachvollziehen, in welcher Phase die Schwierigkeiten aufgetreten sind.
Wenn sich die Vorschriften im Unternehmen ändern, passt sich das Tool problemlos daran an. Die Routen können mit wenigen Klicks angepasst werden: Sie können sie an die aktualisierte Struktur anpassen, die Reihenfolge der Genehmigungen, Fristen und Termine ändern.
Vertragsmanagement
Ausgehende Verträge
BRIX spart Ihnen Zeit bei der Dokumentenerstellung und generiert Dateien mit relevanten Attributen aus vorgefertigten Vorlagen. Verfolgen Sie Fristen und Genehmigungszeiträume, um viel schneller einen Gewinn zu erzielen.
Der Vorgang der Vereinbarung wird durch den End-to-End-Prozess automatisiert. Im Falle einer Ablehnung kann das ausgehende Dokument schnell bearbeitet werden: Laden Sie eine neue Version hoch, nehmen Sie im Bearbeitungsmodus Korrekturen vor oder fügen Sie Notizen zu den Klauseln des Vertrags hinzu.
Die Vertragsakte enthält alle zugehörigen Dokumente - Zusatzvereinbarungen, Rechnungen, usw. Sie können auf jedes dieser Dokumente direkt aus der Datei heraus zugreifen, ihren Status prüfen, verfügbare Versionen sehen, drucken, usw.
Eingehende Verträge
Bei der Arbeit mit eingehenden Aufträgen sorgt BRIX für eine zeitnahe Ausführung und Kontrolle der Aufgaben entsprechend den Anforderungen. Das System ermöglicht die Verlagerung des Genehmigungsprozesses ins Digitale. Die zu betrachtenden Dokumente kommen unter Berücksichtigung des Abwesenheits- und Vertretungsplanes für Mitarbeiter automatisch an die zuständige Person. Da die Aufgaben mit festen Terminen versehen sind, können die Führungskräfte die Bearbeitung der zugewiesenen Aufgabe nicht verzögern. Wird dies abgelehnt, werden alle Unstimmigkeiten im System behoben.
Die Freigabe kann sowohl parallel als auch aufeinanderfolgend sein. Dies hängt von den Vorschriften Ihres Unternehmens ab.
Büro-Notizen
In BRIX können Office-Notizen in wenigen Sekunden erstellt und sofort an die Adressaten versendet werden. Mitarbeiter müssen nicht mit Papieren im Büro herumlaufen, wenn sie sich einen freien Tag genehmigt bekommen möchten. Es reicht, wenn Sie den Antrag online ausfüllen. Es ist möglich, dies sogar von ihrem Telefon aus zu tun. Das System selbst erstellt ein Dokument und sendet es an den entsprechenden Manager. Eine Bestellung für die Büroausstattung aufzugeben, einen freien Tag zu beantragen oder einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken, ist jetzt schnell und ohne Hektik möglich.
Genehmigungswege
Ein gut organisierter Workflow für Genehmigungsdokumente erleichtert den Mitarbeitern ihre Arbeit. Sie müssen keine Zeit mehr mit unnötigen Interaktionen verschwenden oder Verluste tragen. In BRIX werden die Dokumente automatisch zur Freigabe eingereicht. Routings basieren auf voreingestellten Regeln, so dass sich Manager wieder auf das Wesentliche konzentrieren können, anstatt sich mit dem Genehmigungsvorgang zu beschäftigen.
Dokumente werden nicht durch unnötige Koordinatoren weitergeleitet - nur die zuständigen Benutzer erhalten sie zur Freigabe. Der Prozess nimmt weniger Zeit in Anspruch, und es kommt nie zu einem Dokumentenverlust - Sie können den Dokumenten-Workflow jederzeit online überwachen.
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